【リモートワーク】すぐに使えるウェブ会議システム

リモートワーク推進にはウェブ会議システムが有効

みなさん、こんにちはIT課長です。

昨今、政府より働き方改革が叫ばれる中でさまざまなITツールが注目を浴びてきました。

さらに2020年に入り中国・武漢で猛威を振るった新型コロナウイルスが日本でも流行したことにより、日本国内のあらゆる企業がリモートワークを検討しています。

また営業課長である私自身が個人的に感じていることですが、2020年2月末の現時点で、日常の商談をキャンセルせざるを得ない状況が多発しており、日本国内の企業活動や経済全体へも非常に大きな影響が出ていると思っています。

今回はそういった影響を最小限に抑えるため、テレワーク・リモートワークに有効なツールであるウェブ会議システム・ビデオチャットと呼ばれるサービスをいくつか紹介していきます。

無料で利用できるサービスもありますので是非ご検討ください。

＜こういった方におすすめ＞

• これからリモートワークを利用する方

ウェブ会議システムのメリット

ウェブ会議システムの一番のメリットは誰でも簡単にすぐに使うことができるという点です。

一昔前はPolycom社などの専用端末を用意したテレビ会議システムを導入している企業が多く存在してましたが、テレビ会議システムはある程度まとまった人数同士で会議をするときに有効なツールと言えます。

今回のコロナウイルス対策や働き方改革を想定したニーズであればウェブ会議システムの利用がより有効だと考えられます。

＜ウェブ会議システムの特徴＞

• PC・スマートフォン・タブレットなどでどこでも会議が可能
• 専用の機器が不要であるためそのための会議室を用意する必要がない
• 1対1の簡易的なミーティングなどにも最適

＜（参考）テレビ会議システムの特徴＞

• 専用機器や光回線などが必要
• 遠隔の会議室同士をつなぐことで複数人が参加する会議には有効
• 外出先からの参加は困難なケースが多い

具体的なウェブ会議システム

Zoomミーティング

今最も注目されているウェブ会議システムと言えばおそらくZoom社が提供するZoomミーティングでしょう。

誰でも簡単にウェブ会議をおこなうことができるサービスです。

無償でライセンスを作ることができ、1対1であれば無償のまま利用しても支障なく会議が可能です。

またライセンスがない状態でも主催者側から会議用のURLを送ってもらうことで誰でも簡単に参加することができます。

3人以上参加する場合、無償ライセンスのままだと接続時間が40分までと制限されてしまうため、有償でのライセンス契約がオススメです。

有償ライセンスの場合、最大で500台まで同じ会議に参加することができます。

またセミナーや社長や役員の訓示などを行う際の一方向の配信サービスとしてウェビナーオプションを搭載していたり、

会議室にディスプレイとスピーカー、マイクを設置してテレビ会議システムのように利用するZoomルームオプションなどもあります。

無償サインアップはこちらから申し込み可能です。　https://zoom.us/signup

＜Zoomミーティングの特徴まとめ＞

• 1対1なら無償で利用することができる（3人以上の場合は最大40分間）
• ライセンスがなくても主催者から送られるURLから参加可能
• 有償版で最大500台まで同時アクセス
• 研修や講和向けに一方向配信のウェビナー機能を搭載
• 設備を用意すれば会議室でテレビ会議システムのような利用も可能

Google Hangouts Meet（Hangouts Chat）

GSuite（法人契約）での利用

Google社が提供するHangouts Meetです。

法人であればメールシステムとしてGoogle社のGSuiteを利用しているところも非常に多いと思います。

Hangouts MeetはGSuiteの標準機能の一つとして提供されるサービスとなるため、GSuite導入済みの企業であれば無料で利用が可能です。

ただし実際に利用するためには双方がGoogleのライセンスを保有している必要があります。

もともとのメインの機能はHangouts Chatというチャット機能となり、1対1の会話はもちろん、最大150人まで同じチャットグループに含めることができます。

ビデオ会議機能としてHangouts Meetが用意されていてBasic・Businessプランでは最大25人で開催が可能です。

最上位プランであるEnterpriseプランでは最大50人でビデオ会議を開催することが可能であり、その会議内容を録画することも可能です。

＜Hangouts Meetの特徴まとめ＞

• GSuiteのライセンスがあれば無料で利用
• セキュリティポリシーの問題がなければ社外のGoogle利用者も接続可能
• 利用にはGoogleのライセンスは必須
• ウェブ会議は最大50人まで参加可能

個人版Gmailでも利用可能

法人契約でGSuiteの契約がない場合でも、個人でGmailを利用中であれば同じく上記とは別の旧サービス、ハングアウトを利用してGoogleのアカウントを持つユーザー同士でウェブ会議やチャットを利用することが可能です。

Microsoft Teams

昨今爆発的にユーザー数が伸びているのがMicrosoft社が提供するTeamsです。

先ほどご紹介したGSuiteと同様にMicrosoft社のOffice365を会社内で利用しているという方も多いかと思います。

Office365を利用していればTeamsも同様に利用することが可能です。

主な機能はGoogleのHangoutsサービスと非常に類似しており、チャット機能やビデオ会議をどこにいてもすぐに開催することが可能です。

ただしGSuiteのHangouts Meetと比較してTeamsでのウェブ会議では同時に250人がアクセスすることが可能です。

2020年2月時点の特記すべき機能としてはTeamsにはビデオ会議をする際に背景をぼかす機能が搭載されています。

リモートワークを実施していると自宅やカフェなどで会議に参加することも多く、見られたくない様子もあると思いますのであると便利な機能の一つだと言えます。

＜Microsoft Teamsの特徴まとめ＞

• Office365のライセンスがあれば無料で利用可能
• セキュリティポリシーの問題がなければ社外のTeams利用者も接続可能
• Teamsのライセンスは必須
• 最大250人までウェブ会議に参加可能

まとめ

社外とならZoom、社内ならHangoutsMeet・Teams

今回のテーマはすぐに使えるサービスとして3つのウェブ会議サービスを紹介しました。

法人であれば多くの企業がGSuiteもしくはOffice365を利用されていると思います。

ウェブ会議をする相手が社内の人間であれば、GSuite、Office365に含まれるHangouts MeetやTeamsで事足りるでしょう。

逆にウェブ会議の相手が社外であったり、自社がGSuite、Office365を未導入の場合は無償でも利用が可能なZoomミーティングを活用すると良いと思います。

あなたの境遇に合わせてぜひ紹介したサービスを活用してみてください。