【ビジネスメール】社会人のメールの書き方

ビジネスにおいてメールは必須のスキル

みなさん、こんにちはIT課長です。

社会人になるとほとんどの企業で入社と同時にメールのアカウントも付与されますよね。

内勤・外勤・職種に関わらずビジネス界におけるコミュニケーションツールとしてはまだまだメールが主要な手段となっており、社会人にとって必須のスキルとも言えます。

今回はビジネスメールの基本について説明しますので、メールの書き方で悩んでいる方がいればぜひ参考にして頂ければと思います！

＜こういう方におすすめ＞

• ビジネスメールの基本から学びたい方

TO/CC/BCCの使い分け

まずメールを作成する際に宛先を入力する必要がありますが、宛先の種類として下記画像の通り、TO、CC、BCCと３パターンの中から指定する必要があります。※画像ではTOが「宛先」と表記されています。

TO、CC、BCCにはそれぞれ下記のような役割があるため、必要に応じて使い分けをするようにしましょう。

• TO（宛先）

こちらは単純に情報を伝えたい相手のアドレスを入力します。

• CC

CCには直接的に伝える必要はないが情報を共有する意味で通知したい人を指定します。

例えば取引先にメールを送る際に上長をCCに入れて送るようなイメージです。

またCCに追加されているアドレスはTOに入力した相手からも見える状態でメールが送られます。

• BCC

BCCにアドレスを入力してメールを送ると、TOやCCの受信者からBCCに指定したアドレスが見えない状態でメールを共有することができます。

またBCCに複数名のアドレスが入った状態で送付されてもお互いのアドレスが公開されない状態で届きます。

利用シーンとしては不特定多数の人へ同じ内容のメールを通知したい場合などにBCCに全員のアドレスを入力することで、送付した宛先がお互いに目に触れることなく一斉にメール送信することが可能になります。

例えば下記のような組み合わせでメールを送ったとすると、XやYの受信したメールにはZの情報がない状態でメールが届きます。

送信元：A

TO：X

CC：Y

BCC：Z

メール件名の書き方

ビジネスパーソンは1日に非常に多くのメールを処理します。

そのためメールの件名を正しく記載し、可能な限り件名で内容が判断できるようにしておくことが大切です。

また内容を見てもらうだけで良いのか、何かしらの回答が必要なのかなど、相手に実施してほしいアクションも添えておくとスムーズにコミュニケーションを取ることが可能です。

参考までに一例を記載します。

• 【回答依頼】○○プロジェクトMTG日時について
• 【資料送付】先日ご紹介した○○について
• 【議事録送付】11/1実施定例会

あまり長すぎるのも良くありませんので完結にわかりやすく表現することを心がけましょう。

メール本文の書き方

続いてメール本文の書き方についてです。

基本的には下記のような構成で書くのが一般的です。

○○株式会社

△△営業部　

□□様　◇◇様

いつも大変お世話になっております。

××株式会社　IT課長です。

＜本題＞

それでは今後ともよろしくお願い申し上げます。

宛名の部分は基本的にはTOに指定した方の名前を書くのが一般的で、相手の役職名を書く場合もあれば書かずに送る場合もあります。

また複数名の方に送る場合は上位職の方の名前から書くようにしましょう。

上記例であれば□□様の方が上位職となります。

本題についてはできるだけ簡潔に書くことを意識し、適宜箇条書きなどを意識すると良いかもしれません。

添付ファイルの取り扱い（暗号化など）

メールに資料を添付して送るといった場面では下記のように暗号化したりオンラインストレージを活用して送付するなどの対策をしましょう。

サイバー攻撃が多様化している中で大手企業含めさまざまな企業で情報漏洩などのセキュリティ問題が発生しています。

• 暗号化（ZIP化）してパスワードをつける

メールに直接添付して送る際はZIPファイルにし、且つパスワードを設定するようにしましょう。

またパスワードは別メールにて送付する必要があります。

これを実施することで万が一メールの誤送信などが起きても、パスワードがわからない状態であればファイルを閲覧されることがありません。

• オンラインストレージ経由で送付する

もう一つは直接メールに添付するのではなくDropboxなどのオンラインストレージサービスを活用した方法です。

一旦オンラインストレージにアップロードしたファイルについて、専用のURLを発行しそれを相手に送ることで直接添付することなくファイルをダウンロードしてもらうことができます。

ダウンロードの際には先ほどと同様にパスワードを設定し、別メールで共有すると尚良いですね。

オンラインストレージの場合、ダウンロード回数を指定したり、ファイル自体を削除すればダウンロードもできなくなるため、必要最低限の範囲でファイル共有をおこなうことが可能になります。

印象に残るメールの書き方（営業）

営業職を担当している方であれば、ただ単に本題だけ記載したメールを送るのではなく、相手に対し印象を残すコンテンツも散りばめる努力をしましょう。

手順はさまざまですが、相手に対しこの人のメールは少し違うなと思わせることが大切です。

例えば商談時の他愛のない会話から派生した内容などを本題に入る前に下記のようなコメントを入れる意識をすると良いでしょう。

• 先日お聞きした貴社の新製品、早速使用して見ましたがお勧めいただいた通りで、今後もリピートさせていただきます！
• 先週末のお子さんの運動会、いかがでしたか？
• 風邪気味とお聞きしていましたがその後いかがでしょうか？喉の痛みには〇〇を取ると少し楽になるそうですので是非お試しください。

まとめ

今回はメールの基本的な書き方についてご紹介しました。

基本をマスターできれば後は自身で少しずつ工夫しながら相手に印象が残るメールが書けるように意識していきましょう。

おまけ

商談時のビジネスマナーについても以下記事で執筆していますので、是非合わせてお読みください！