【ビジネスマナー】商談・打合せ時に最低限必要なマナー

ビジネスを行う上でマナーは基本

みなさん、こんにちはIT課長です。

私は営業職で課長を務めていますが毎年新入社員も入ることもあり、全体的に若手の社員も多い部署で業務をおこなっています。

新入社員を教育していく中で一番最初に取り組むのがビジネスマナーですね。

正式な配属前に集合研修などで大まかな内容は学習してくるのですが、やはり現場で実際にやるのとでは少し違うこともあるかと思います。

今回は教科書通りというよりはより現場目線に近いビジネスマナーを開設していきます。

ビジネスマナーは内勤でも外勤でも関係なく必要なスキルとなりますので、ぜひ参考にしてください！

＜こういう方におすすめ＞

• 初めて社外の方と打ち合わせをする方

ビジネスにおける服装・身だしなみ

人の第一印象はほんの数秒間で決まると言われます。

そうなるとほとんどの場合、どういった服装をしているか、身だしなみがちゃんと整えられているかが重要になりますよね。

とはいえ決して高価なスーツ、革靴などを購入する必要はありません。

大切なのは清潔感です。

どういった点に気を配れば良いのか下記を参考にしてください。

• スーツは少なくとも３着は用意し、クリーニングも定期的に出す。
• できるだけ体のサイズに合ったスーツを着る
• シャツも毎回アイロンがけし、汗染みにも注意を払う
• 革靴は定期的にブラッシング、剥げている部分は靴墨で隠す
• 髪は整髪する
• 無精髭などの処理を怠らない

スーツを着用する人であればしっかりと体にフィットしているかも重要なポイントです。

最近は市販のスーツと同価格程度（2〜3万円）で購入できるセミオーダーのお店も増えてきていますのでぜひ探してみていただければと思います。

IT企業などを中心にスーツでなくジャケットとパンツで勤務する人も増えてきていますが、こちらも同様に清潔感を意識した服装ができれば問題ありません。

決して過度にお金をかける必要はありませんので、相手の目にどのように映るかを意識した服装を心がけましょう。

名刺交換

次に重要なのが名刺交換です。

どんな商談の場でも一番最初におこなうマナーですよね。

一番最初に取り組む場合は緊張するかもしれませんが、以下の項目に気をつけて実践していきましょう。

• お互いの上位職から順番に行う
• 目を見て挨拶
• できるだけ相手の名刺よりも少し低めに出す
• 基本的には同時に渡すが相手次第で１枚ずつおこなう
• 顔と名前を覚え、座った順番に並べる

名刺交換において大きな失敗は基本的には起こりませんが、まず最初に上位職からおこなうという点は意識しておきましょう。

また研修などではそれぞれ１枚ずつ交換するスタイルを練習することもありますが、ビジネスの場面ではお互い同時に交換するのがほとんどです。

名刺交換の後はしっかりと顔と名前を覚え、座った順番に並べましょう。

商談の中で名前を呼びながら会話するのが好ましいため、この順番は間違わないように意識しておくと尚良いです。

座席の座り方

次に座席の座り方です。

特に案内がなければ訪問した側が入口から遠い方の座席（列）に座るのが一般的です。

また同じ会社のメンバーの中でも上位職の方から順番に奥に座っていきます。

ただし誰がどこに座るかはケースバイケースになることも多く、例えば5名で訪問したりすると、上位職の方が隅の方になってしまうため、場合によっては順番を入れ替えることもあります。

その商談において誰がメインで話すかも影響してくるため、その場その場で上位職の判断も仰ぎながら柔軟に判断していきましょう。

意識しておくことは以下の通りです。

• 基本的には訪問した側が扉から遠い方の椅子に座る
• 上位職が奥から座るが、商談のメインスピーカーも考慮しその場で判断

商談後はお礼メールを忘れずに送ろう

商談が終わった後は相手の参加者に対してお礼のメールを送るようにしましょう。

お礼のメールを送ることで感謝の気持ちが伝わることはもちろん、今後何かあった時にメールの履歴から問い合わせをもらうこともありえます。

メールを送る際の注意点は以下の通りです。

• 宛名は上位職から順番に（部長　課長　主任・・・といった順番です）
• ただのお礼メールにならないよう自身の色を出して印象付ける

メールを送る際、本文の宛名は上位職から順番に書くようにしましょう。

例えば先方の役職が部長と課長と主任であれば以下のように記載します。

（例）

○○株式会社　

△△部長　□□課長　××主任

お世話になっております・・・・

またメールを送る際には商談の中で会話した内容だったり、自身が感じたことをメール本文に記載すると、あなた自身の印象が相手に残りやすくなります。

せっかくお礼メールを送るのですからできるだけ自身のアピールをすることも大切です。

まとめ

ビジネスマナーは仕事をおこなう上で基本のスキルとなります。

相手と友好的な取引をおこなうために身だしなみを整えてマナーを心得た上で商談の場に望むようにしましょう。

ちなみに

社会人は情報収集も重要なスキルです。

IT企業で営業課長を務める私がどういった媒体から情報を取得しているか、以下の記事にまとめていますのでよろしければこちらも読んでいただければと思います。

では引き続きよろしくお願いいたします。